Dari perusahaan yang sudah lama dan perusahaan yang baru merintis pasti menghasilkan banyak dokumen-dokumen penting yang menjadi bukti perjalanan suatu perusahaan atau instansi. Arsip yang merupakan rekaman kegiatan dan informasi tersebut tiap hari terus bertambah dan menumpuk. Bahkan perusahaan harus menyiapkan tempat penyimpanan, ruang serta tenaga khusus yang akan mengelolanya, dan seringkali juga tempat penyimpanan tidak teratur dan berantakan karena bisa jadi tiap harinya dokumen baru akan terus bertambah. Ditengah masa pertukaran informasi yang begitu cepat seperti saat ini, kehadiran jasa pengelolaan arsip menjadi lebih penting dari sebelumnya, terlebih untuk penyimpanan dan menemukan dokumen dengan cepat. Perusahaan kini mengambil langkah praktis dengan memperkerjakan jasa pengelolaan tersebut, untuk membuat kinerja perusahaan lebih efisien dan efektif.
Salah satunya adalah Jasa Simpan Arsip Crown Records Management, yang hadir untuk membantu perjalanan dokumen dan pengelolaan arsip klien. Crown Record Managemet meberikan layanan mulai dari menyusun, mengelola data, dan pemusnahan data. CRM akan membantu klien untuk mengintegrasikan aset data baik fisik maupun digital, juga membantu klien untuk mengembangkan standar yang lebih baik untuk tata kelola data, mitigasi resiko dan meningkatkan kepatuhan.
Lantas apa saja layanan yang ditawarkan oleh Crown Records Management untuk? Berikut detailnya:
Pemindaian dan Digitalisasi
Ketika jaman sudah beralih dari konvensional ke digital juga, membuat perusahaan-perusahaan menyesuaikan diri. Mulai dari data yang bisa digunakan dalam bentuk fisik kemudian beralih menjadi data digital. Data digital diakui lebih aman dibandingkan data fisik sebelumnya. Apabila dari perusahaan sebelumnya menghasilkan banyak data fisik, kini bisa juga disimpan dalam bentuk digital. Maka dari itu CRM menyediakan layanan digitalisasi, dari digitalisasi tulisan tangan dan informasi cetak, hal ini dapat membantu proses indexing teks dan pencariannya. Apa saja keuntungan dari digitalisasi?
- Catatan digital dapat menciptakan varian utama dari serangkaian Salinan yang dibuat
- Apabila dalam bentuk digital informasi lebih mudah untuk dibagikan dalam berbagai format
- Proses pencarian juga akan menjadi lebih mudah
Pengelolaan Dokumen
Tim terlatih dari Crown Record Management akan mengumpulkan data dari kantor klien ke suatu tempat penyimpanan off-site, dengan fasilitas kelas dunia yang dimiliki. Walaupun terdengar off-site tidak menjadikan dokumen klien jadi jauh dan sulit untuk diambil, karena dengan system klasifikasi dan katalog yang teliti kemudian dipadu dengan system elektronik dan fisik data dari klien jadi lebih mudah untuk diakses.
Kerahasian dari dokumen-dokumen klien akan terjamin, karena data akan disimpan di pusat data yang dikhususkan dan dibangun untuk menyimpan data. CRM menerapkan keamanan yang ketat, perlindungan perimeter, alarm aktif 24/7 dan karyawan yang sudah terlatih.
Konsultasi Informasi
Dengan pengalaman hamper 40 tahun, CRM mengoptimalkan arus informasi dan mengidentifikasi area yang beresiko dan menyediakan solusi untuk masalah klien. Adapun layanan konsultasi resiko bisa disesuaikan dengan pesanan dan bergantung pada ukuran, kebutuhan, serta volume dan tipe data yang dihadapi oleh klien.
Pemusnahan Dokumen
Dalam memulai proses pemusnahan akan dimulai dengan mengidentifikasi dan menghilangkan resiko. Kemudian pengumpulan dan pemusnahan data yang komprehensif dan dilakukan secara rahasia dan aman.
